Байгууллага нь өөрийн үнэ цэнэтэй өгөгдөл (data) дээрээ үндэслэн тайлан мэдээ гаргах, шинжилгээ хийх зайлшгүй шаардлагатай болсон билээ. Бидний хувьд тэрхүү шаардлагыг хангахын тулд цугларсан өгөгдлийг хэрхэн зөв зохистойгоор хадгалах, хамгаалах технологийн шийдлийг нэвтрүүлэх, суулгах болон түүн дээрээс тайлан шинжилгээ, судалгааг үнэ бодитоор гаргах боломжийг бүрдүүлж өгдөг билээ.
Таны байгууллага дээр байрлах цаасан болон цахим мэдээллийг өгөгдлийн агуулахад хэрхэн байршуулах тал дээр доорх зурагт харууллаа. Өгөгдлийг цахим байдалд хөрвүүлэн, нэг стандарт загвараар хадгалсанаар тайлан судалгаа гаргаж авахад маш хялбар болдог. Мөн өгөгдлийн агуулахад байршуулахдаа тодорхой аргачлал, системүүдийг ашигладаг.
Байгууллагын өгөгдөлүүдийг нэгэнт стандарт загварын дагуу өгөгдлийн агуулахад байршуулснаар тайлан шинжилгээ, судалгааны системүүдийг холбох шаардлагатай болно. Энэхүү систем дээр удирдах албан тушаалтан хүмүүсийг ажиллаж сургах, тайлан зохиох зэрэгт сургадаг.
Орон зайн мэдээлэл, программ хангамж, дэд бүтцийн шийдлийг төрийн болон хувийн хэвшлийн байгууллагад нийлүүлдэг.